Réglement intérieur

Version 1.2 – 30 Septembre 2023

Ce règlement intérieur complète et précise les règles de fonctionnement du mouvement Archipel Citoyen en complément de ses statuts et en rapport à sa charte.
Nous supposons que le lecteur de ce document a pris connaissance des statuts et de la charte.

1. Adhésion au mouvement Archipel Citoyen

1.1. Membres adhérents

La nouvelle adhérente ou le nouvel adhérent bénéficie d’un accompagnement au cours d’une période probatoire pour rejoindre le mouvement.
Il habite ou travaille sur le territoire métropolitain ou indique l’intérêt particulier qu’il y porte.
Il lui est donné accès aux moyens de communication et aux règles d’usage et modes d’emploi nécessaires pour interagir avec le mouvement, sans pour autant pouvoir revendiquer un accès à l’ensemble des canaux (cf “Les outils”).
Cet accueil est organisé sous la responsabilité de la commission éthique.

1.2. Membres contributeurs

Les contributrices et contributeurs reçoivent la newsletter et les informations sur la vie du mouvement.
Ils ou elles peuvent être associé.e.s à la préparation des évènements et aux actions de terrain par les cercles.

1.3. Cotisation

La cotisation ne peut faire l’objet d’aucun remboursement à l’exception du refus de l’adhésion par l’une des parties après la période probatoire.

2. Architecture en Cercles d’Archipel Citoyen

L’architecture du mouvement comprend des groupes permanents (identifiés dans les statuts) et des Cercles.
Un Cercle de fonctionnement a un rôle et une mission durable pour le mouvement.
Un Cercle Temporaire est un projet transverse et éphémère. Il se crée via une demande au bureau. Il est défini par une note de cadrage précisant des objectifs, un périmètre et une temporalité. Il est rattaché (via un.e référent.e) soit au bureau soit à un cercle de fonctionnement par décision du bureau.

2.1. L’assemblée générale

Organisation des Assemblées Générales
La commission éthique veille à la tenue des Assemblées Générales, conformément aux statuts du mouvement.
Les Assemblées Générales se tiennent en présentiel. Le bureau peut proposer des Assemblées Générales en distanciel. Le recours à des Assemblées Générales mixtes présentiel et distanciel est envisagé par le Bureau si les moyens techniques permettent d’assurer une bonne qualité de collaboration.

Les délibérations
L’animation d’une assemblée générale est mise en place par l’équipe organisatrice, avec le support d’un facilitateur, d’un secrétaire de séance et tout autre aide nécessaire au déroulé de l’ordre du jour.
Le facilitateur de séance assure le cadre de l’audience et veille au respect de l’ordre du jour. Le secrétaire de séance rédige un procès-verbal de la séance. Le facilitateur anime la séance dans le respect des principes définis au chapitre
Chaque assemblée générale donne lieu à un Compte Rendu diffusé sur l’outil informatique dédié (Espace de fichiers partagés Google Drive, voir “Les outils”).

Décisions et votes
Les statuts définissent les modalités de décisions (consensus, consentement, vote).
Si un vote est organisé, il est ouvert pour une période d’une semaine sur une plate-forme sécurisée de vote à distance. Les membres sont prévenus plusieurs semaines à l’avance et, au plus tard, la veille du jour d’ouverture du vote.

2.2. Le bureau

Le bureau est un animateur du mouvement dont il met en œuvre les orientations. Conformément aux statuts, l’Assemblée Générale lui délègue un pouvoir de décision sur un champ de compétences permettant de maintenir la cohérence d’ensemble du mouvement, le respect des valeurs et des principes, l’atteinte des objectifs. Il peut rendre
des arbitrages et effectuer les rappels nécessaires aux instances concernées.

Son rôle
Le bureau est responsable de la mise en œuvre des décisions, du calendrier, de la stratégie générale et de la feuille de route établie par l’Assemblée Générale, ainsi que des différentes fonctions permettant la vie du mouvement.
Pour remplir ces fonctions, il peut créer suivant la procédure prévue, un cercle spécifique qui prendra en charge une de ces activités dont il devient pleinement responsable. Ce cercle agit en bonne entente avec le bureau et rapporte auprès de l’assemblée générale.
Ses principales fonctions sont (liste non exhaustive) :

• Animation globale du mouvement
  • Gestion de l’organigramme: liste des cercles, référent de chaque Cercle.
  • Création et suppression de cercles en application des règles
  • Organisation du lien entre les cercles
  • Administration, gestion et modération des outils et la gestion des méthodes communes, utilisables par tous les cercles
  • Organisation et prise en charge des actions de terrain dans les quartiers ;
• Gestion administrative et matérielle du mouvement:
  • Suivi financier et préparation des bilans et du budget prévisionnel, incluant le montant de la cotisation annuelle,
  • Gestion de la liste des adhérentes et adhérents, et des donateurs et donatrices.,
  • Gestion administrative courante et matérielle (équipements et fournitures, demandes de salle…)
  • Autres obligations légales (nomination d’un responsable en charge du respect du RGPD…)
• Assemblée générale
  • Préparation de l’ordre du jour et des propositions présentées ;
  • Nomination de l’équipe organisatrice de la prochaine Assemblée Générale. L’ordre du jour est établi par l’équipe organisatrice, conjointement avec le bureau, la Commission Éthique, les référents des Cercle de fonctionnement. Les décisions et votes à prendre sont clairement présentés dans la convocation à l’assemblée générale.
  • Préparation des propositions de modifications des statuts ;
• Communication et évènements
  • Communication interne vers les adhérents et contributeurs: newsletter, etc ;
  • Communication externe : stratégie, réseaux sociaux, presse, visuels, etc ;
  • Organisation des évènements extérieurs : communication, gestion matérielle ;
• Accueil et formation des adhérents et contributeurs: municipalisme, outil, sociocratie ; 
• Accompagnement et formation des Cercles ;
• Ecriture, maintien, mise en œuvre et contrôle du règlement intérieur (ce document);

Les délibérations et votes

L’organisation des réunions et du travail doit permettre la participation des membres.
La réunion est convoquée à l’avance avec un ordre du jour et une durée à respecter.
Chaque réunion donne lieu à un compte rendu enregistré sur l’outil dédié.
Le Bureau veille à ce que chaque cercle nomme un référent. Le référent peut participer à sa demande. Il peut être invité..

2.3 La Commission Éthique (Com Eth)

La composition, le rôle et le fonctionnement du Cometh font l’objet d’une définition dans les statuts.

Les délibérations et votes

L’organisation des réunions et du travail doit permettre la participation des membres.
La réunion est convoquée à l’avance avec un ordre du jour et une durée à respecter.
Chaque réunion donne lieu à un compte rendu enregistré sur l’outil dédié.
La commission éthique émet des avis qui sont transmis au bureau et mis en œuvre par celui-ci.

2.4 Les cercles de fonctionnement

Les cercles de fonctionnement peuvent être :

• Thématiques : ils ont vocation à être les lieux de production de contenus politiques et d’actions d’éducation citoyenne / co-construction avec les habitantes et habitants autour des thèmes.
• Organisationnels (ou de gestion) : communication, finances, animation démocratique, accueil nouveaux adhérents, soin porté à l’institution et ses membres (care), logistique, animation/artistique, diagnostic, etc.
• Géographiques (ou locaux, ou de quartier) : ils peuvent se charger de recruter des membres, de faire la communication locale, d’organiser des actions à vocation territoriale, de travailler sur des éléments programmatiques territoriaux, etc.

Rôle d’un cercle de fonctionnement

• S’emparer des sujets qui lui semblent nécessaires et pour lesquels il souhaite rassembler des acteurs et mener des actions.
• Définir ses propres moyens de fonctionnement, y compris sa communication, ses critères et prérequis d’intégration, en s’appuyant sur les boîtes à outils, gouvernance et méthodes du mouvement, tout en respectant ses valeurs et principes d’organisation. Les interactions entre cercles doivent être favorisées, mais sont laissées à la libre appréciation des cercles de fonctionnement.
• Présenter ses travaux devant l’Assemblée Générale, le Bureau et les cercles concernés.
• Accueillir ses nouveaux membres avec un temps et un processus établi (formation, présentation, etc) et modérer les outils (cf “Les Outils”) collaboratifs mis à sa disposition.

Sa composition/taille

Chaque cercle définit ses critères et prérequis d’intégration de nouveaux membres, et aussi d’exclusion, en intégrant au minimum ceux décrits dans les statuts. Le non-respect des règles de ce règlement intérieur fait partie des critères d’exclusion.
Tout en respectant le principe de l’ouverture aux contributeurs, le cercle peut préciser leurs conditions de participation à ses activités.
Si un cercle souhaite fonctionner comme fermé (restriction de participation aux seuls membres du cercle), il doit le motiver, en référer et obtenir l’aval du bureau.
Chaque cercle est libre de déterminer sa composition et sa taille. Un nombre minimum de 6 personnes est conseillé pour assurer le traitement collaboratif des questions et limiter le risque d’épuisement des actifs.

Les délibérations et votes

L’organisation des réunions et du travail doit permettre la participation des membres.
La réunion est convoquée à l’avance avec un ordre du jour et une durée à respecter.
Chaque réunion donne lieu à un compte rendu enregistré sur l’outil dédié.

Place du référent dans l’architecture du mouvement

Chaque cercle de fonctionnement est créé par le cercle de niveau supérieur, le plus haut de la chaîne étant le Bureau. 
Chaque cercle peut créer un nouveau cercle lui étant rattaché pour répondre à un besoin, dès lors qu’il respecte les règles énoncées dans ce chapitre.
Les adhérents peuvent demander la création d’un Cercle en suivant la procédure décrite ci-après.

Chaque cercle doit nommer un référent qui le représente auprès du cercle de rattachement ou du bureau. L’élection se fait suivant le principe de l’élection sans candidat.
Chaque cercle créateur d’un autre cercle doit nommer un référent. L’élection se fait suivant le principe de l’élection sans candidat.
Le renouvellement du référent doit favoriser le changement de personne pour assurer une représentation tournante.
Pour candidater à une élection, le référent d’un cercle doit être remplacé.

3. Règles communes à tous les Cercles et à tou.te.s les adhérent.e.s et soutiens

3.1 Règles de vie commune

Des règles de vie commune dans les cercles et entre les cercles permettent de garantir la vie des valeurs et des principes suivants :

• Application appropriée de certaines règles de la Sociocratie pour promouvoir le collectif : le consentement, les Cercles et l’élection sans candidat.
• Distribution roulante des rôles en réunion (facilitateur, secrétaire, gestion du temps, distributeur de parole) 
• Distribution de la parole sur principe de main levée (enregistrement par le distributeur de parole de la demande) et double liste (répartition équitable de la parole qui est donnée en priorité à celles et ceux qui ont le moins parlé). 
• Utilisation des “gestes qui sauvent” (approbation, répétition, parler plus fort, point technique, …)
• Respect de la durée et des horaires prévus des réunions : respect de l’engagement des participants, inclusivité

Processus de mise en place d’une réunion en intelligence collective

1. Toute séance débute par la désignation d’un facilitateur, distributeur de parole, d’un gardien du temps et d’un secrétaire de séance qui prend en charge le Compte Rendu (dont la liste des actions et leurs modalités de suivi)
2. Le facilitateur fait valider l’ordre du jour, le cadre de confiance (règles comportementales validées en co-responsabilitié), les modalités de prise de parole et la durée de la réunion
3. L’accueil des nouvelles et nouveaux (répondre à leurs besoins d’inclusion spécifique éventuels)
4. Suit une inclusion: Tout d’abord, une inclusion est faite en début de réunion où chacun s’exprime (ou pas) de manière à se sentir pleinement inclus dans le collectif (la thématique d’inclusion et orientation (émotionnelle, corporelle, intellectuelle) étant au libre choix du facilitateur).
5. La tenue de la réunion
6. La déclusion: tour de table final, ODJ de la prochaine fois

Les règles du jeu s’inspirant grandement de la Communication Non Violente (CNV) : une expression d’avis faite en “JE” et non en “TU” ou “ON” ou “NOUS”. Pas de jugement, pas de « IL FAUT », pas de « ON DOIT ». Je me demande d’abord en quoi c’est important de donner mon opinion et quelle est mon intention dans l’expression. J’exprime mes sentiments et je suis accueilli dans cela. Je cherche à nourrir la relation à l’autre.

Subsidiarité dans la décision : décision autonome des personnes et des cercles au plus proche du besoin et de la réalisation (“c’est celui qui fait qui sait”). Le contrôle intervient a posteriori (délai pour objecter à une décision entre deux et huit jours, défini par le groupe). Les décisions prises dans une réunion et dûment notifiées dans le Compte Rendu ne peuvent pas être remises en cause à la prochaine réunion.

Travailler ensemble, collectivement ! S’engager pleinement : suivi sur l’outil dédié, préparation des réunions, travail entre les réunions. Avoir un Coordinateur par thème de travail qui est responsable de s’assurer que le sujet avance en proposant au Cercle sa façon de faire. C’est lui qui donne les demandes, réceptionne…afin d’éviter l’éparpillement, la non écoute et être efficace. Il assume cette charge mentale sans pour autant que ce soit lui seul qui fasse le travail.

Chaque cercle définit un parcours d’accueil et de formation de ses nouveaux arrivants.

Écrire un compte rendu (CR) de chaque réunion et le diffuser sur le canal correspondant de l’outil dédié. Le CR doit être rédigé comme un relevé de décision : concis et précis afin que la décision soit clairement comprise et partagée.

Il est conseillé de prévoir

• la suppléance des rôles lorsque cela s’applique, comme le référent, afin de protéger la vie privée des personnes.
• la rotation des rôles lors des réunions pour que chacun monte en compétence charge mentale et limiter la concentration de pouvoir.

Un membre adhérent ne peut être référent de plus d’un Cercle.

Éviter les primes à la présence, grâce à des règles de gouvernance adéquates. Favoriser l’emploi d’outil de virtualisation.

3.2 Les outils

Les principaux outils à utiliser sont :

• Lettre d’information
• Discord pour les échanges généraux ou par cercles,
• Un fil Telegram pour les information descendantes,
• Le Drive Google pour le travail sur fichier,
• Une plate-forme sécurisée de vote à distance de type Balotilo,
• Le site internet pour les informations et présentations,
• Les réseaux sociaux pour la promotion de l’association.

Invitation et modalités d’accès

Chaque adhérent se voit ouvert les accès (y compris pendant la période probatoire) : 

• Invitation à inscription à la lettre d’information
• Accès Discord et ouverture des canaux généraux et thématiques (*)
• Inscription au fil Telegram descendant
• Accès à Google Drive et aux documents généraux (*)
• Accès à Balotilo
• Accès au site internet
• Les adhérents sont invités à suivre, relayer et intervenir sur les réseaux sociaux

Les accès aux outils structurés (*) : Discord et Google Drive

Discord est une plate-forme de communication interne, réservée aux adhérents;  dont le fonctionnement est détaillé ici.

Google Drive est un espace partagé (ou “cloud”) de fichiers simple d’accès qui offre la possibilité de travailler de manière collaborative sur des documents de type texte, feuille de calcul, présentation. Le choix a été effectué de manière pragmatique au regard de la richesse fonctionnelle et de la facilité de mise en œuvre. 

Les 2 outils sont hiérarchisés pour se calquer sur les cercles. Ils contiennent des parties accessibles à tous les membres et d’autres réservées à des cercles (ce sont des espaces de travail). Les cercles “stratégie”, “admin” et “bureau”, “Com” et “Cometh” peuvent se réserver un espace de travail pour leurs besoins propres. Si un cercle se dote d’un espace de travail, il veille à ce que les comptes-rendus et autres documents destinés aux adhérents soient disponibles. Exemple : le cercle bureau peut travailler sur une mise à jour du règlement intérieur dans un espace réservé mais le règlement intérieur à jour doit être accessible.

La même logique est applicable sur Discord. Dans chaque « salon cercle » seront placés les « sous-salons » qui lui correspondent (ex: mobilités, urbanisme, démocratie, logement iront sous « Ateliers thématiques »; tous les salons infos iront sous « Com »).

Gestion des accès

Chaque cercle dispose d’un espace Google Drive et les droits d’administration sont donnés au référent du cercle via une adresse mail générique (ex: gestion@archipelxxx pour le cercle admin). L’usage d’adresses mail génériques est un gage pour faciliter la rotation souhaitée des référents. Ces accès permettent au référent de chaque cercle de gérer les accès au Drive (et de les déléguer ou partager).

Le cercle “admin” centralise dans un document la liste des espaces Google Drive, mails générique avec le nom des référents de cercle et les mots de passe. Ce fichier ne sera accessible que du cercle admin.

Les référents de cercle reçoivent ainsi les rôles suivants : modération du salon Discord correspondant ET des sous salons, réduction de la fracture numérique pour les personnes empêchées numériquement et qui veulent s’investir dans « leur » cercle, gestion de l’adresse mail du cercle (si existante ou demandée) et du Drive correspondant

Les référents veillent à ce que tous les documents soient sur les espaces Google Drive, et sur ces espaces seulement.

3.3 De l’usage des réseaux sociaux

Chaque adhérent est invité à relayer et intervenir sur les réseaux sociaux. Chacun veille à la porosité entre ses engagements et activités qu’elles soient privées ou militantes – disposer de deux comptes peut être recommandé.

Archipel Citoyen invite chacun à maîtriser ses interventions, garder un ton mesuré et respectueux, veiller au risque d’instrumentalisation de ses propos. Intervenir comme adhérent est un exercice qui demande de la maîtrise : ton, propos, fréquence, …

3.4 Architecture et contacts

Le bureau maintient à jour une présentation de l’Architecture du mouvement, de l’ensemble de ses Cercles et de la liste des référents. Il contient aussi la liste nominative des membres du Bureau et de la Commission Éthique.

4. Procédures spécifiques liées aux Cercles, utilisables par tous les adhérents

4.1 Demande de création d’un nouveau Cercle

A tout moment, un groupe de membres adhérents peut proposer la création d’un cercle
Pour cela, il doit adresser au bureau un descriptif du cercle contenant au minimum sa désignation, ses objectifs, son périmètre, ses responsabilités.
Un cercle peut être créé pour prendre en charge une des activités du bureau, devenant ainsi pleinement responsable de l’activité de gestion associée.
Le bureau vérifie sa cohérence avec les principes du mouvement et avec les autres cercles existants et met à disposition les outils nécessaires.

4.2 Demande d’intégration à un cercle

Les cercles sont ouverts ou fermés. L’accès ou la demande d’accès se fait via Discord en demandant au cercle concerné (fil “demande-a-xxx”) ou via le référent.
Rejoindre un cercle ouvert ne nécessite que de se signaler et participer.
L’accès à un cercle fermé se fait sur demande et après acceptation du cercle.

4.3 Contacter le Bureau pour une requête générique

Tout adhérent peut solliciter à tout moment le bureau sur Discord ou par mail (contact@archipelcitoyen.org) et une réponse doit être apportée sous 4 jours indiquant le calendrier prévu de traitement de la problématique.

4.4 Contacter la Commission Éthique pour une requête générique

Tout adhérent peut solliciter à tout moment la commission éthique directement auprès d’un de ses membres ou au travers de l’adresse générique cometh@archipelcitoyen.org et une réponse doit être apportée sous 7 jours indiquant le calendrier prévu de traitement de la problématique.

4.5 Comportements attendus, probation et exclusion

4.5.1 Les règles à appliquer et comportements attendus

Comportements généraux

1. Bienveillance, pas de harcèlement moral ou physique, pas de violence morale ou physique
2. Communication non violente : expression libre de ses besoins et de ses ressentis
3. Pas de comportement sexiste, raciste, de discrimination liée à la religion, à l’orientation sexuelle ou au handicap
4. Pas d’usurpation d’identité
5. Pas d’usage de faux documents
6. Pas de diffamation pouvant porter préjudice à un membre d’AC
7. Respecter les valeurs portées par AC et les promouvoir : la Démocratie par les habitant∙e∙s, Justice sociale et solidarité, Transition écologique et Vivre en commun 
8. Respect des lois républicaines et des décisions judiciaires à l’exception des conséquences d’actions prises dans le cadre de la désobéissance civile

Comportements internes au mouvement

1. Renouvellement des rôles et fonctions de référent : changement de personne au moins tous les deux ans
2. Respect de l’égalité entre membres, en particulier l’égalité homme/femme
3. Accessibilité totale et transparente aux travaux d’AC aux membres quelles que soient les contraintes, en particulier pas de prime à la présence.
4. Respect des règles de coopération : construction et confrontation d’idées, délibération, prise de décisions, respect des décisions
5. Pas d’altération des votes
6. Pas de détournement de fonds à des fins privées

Comportements externes à l’association

1. Pas d’actions pouvant porter préjudice à Archipel Citoyen, en particulier en direction des médias et réseaux sociaux
2. Pour les membres qui ont plusieurs engagements, bien déterminer le “lieu” depuis lequel ils s’expriment de manière publique
3. Utiliser de préférence des profils dédiés distinguant personne publique et privée

4.5.2 Sanctions en cas de déviation par rapport à ces règles

Procédure à appliquer

1. Un adhérent « signalant » remarque un adhérent, un groupe ou un cercle « mis en cause»..
2. Le “signalant » saisit la Commission Éthique par tout moyen informatique (par mail à cometh@archipelcitoyen.org, sur l’outil d’échange) en accompagnant sa requête de faits précis et en signalant d’éventuels témoins 
3. La Commission éthique, en charge des requêtes pour sanction, auditionne séparément le “mis en cause” et le “signalant” ainsi que d’éventuels témoins pour analyser la conformité du comportement déviant par rapport aux règles. L’audition du “mis en cause” est faite avec un préavis d’une durée proportionnelle à la déviation signalée. Ainsi, une déviation grave donne lieu à une convocation immédiate. Des mesures préventives peuvent être décidées par la commission éthique avant le début des auditions.
4. Cette analyse peut conclure à une déviation avérée du “mis en cause” et la Commission Éthique peut, après un vote, décider d’une exclusion.
5. Cette décision est signalée par le bureau au “mis en cause” par tout moyen informatique permettant d’en accuser réception (comme un e-mail avec accusé de réception).
6. Le “mis en cause” a alors 3 jours pour demander un entretien d’appel de la décision. La Commission Éthique confirmera ou modifiera sa décision suite à l’entretien.
7. Le bureau acte l’exclusion auprès du “mis en cause”, annule son adhésion et coupe son accès aux outils.